Managementul documentelor

 

 

Aparitia in 22 mai 2007 in Romania a legii nr. 135, a arhivarii electornice a aliniat tara la standardele internationale de gestionare si pastrare a documentelor si reglementeaza modalitatea de lucru cu documentele electornice. Solutiile in acest domeniu se numesc Enterprise Content Management (ECM).

 

Dintre cele mai cunoscute solutii ECM se numara produsele din categoria Document Management System (DMS) si Content Management System (CMS). Software-ul de CMS utilizeaza tehnologii pentru crearea conditiilor de capturare, gestionare, versionare, stocare, pastrare si furnizare de continut si documente dintr-un proces bine definit, iar cele DMS administreaza, prin diferite procese (stocari, scanari), circulatia informatiei din cadrul companiei si ofera functii avansate de regasire a informatiilor electronice.

 

Catalogam asadar functiile principale ale ECM-urilor asupra documentelor:

  • solutii de capturare, scanare si indexare de documente
  • solutii de procesare formulare
  • solutii de arhivare, partajare si regasire documente
  • solutii de fluxuri de lucru (workflow)
  • solutii de comunicare personalizata cu clientul

 

Documentele gestionate pot fi de orice fel, text, imagine, foto-video, pagini web, mailuri. Argumentele statistice pentru implementarea unei solutii DMS la o companie ar fi:

  • 80% din informatiile care circula in cadrul unei companii sunt informatii nestructurate, care nu se pot regasi in baze de date, formulare sau rapoarte.
  • anual 8% din documentele scrise se pierd
  • un angajat consuma, in medie, saptamanal, intre 3 si 5 ore cautand diverse informatii.

 

Un sistem DMS implementat corespunzator poate aduce urmatoarele beneficii:

  • economie timp creare si regasire documente: 50-90%
  • marirea productivitatii: 20-30%
  • economii financiare legate de gestionarea documentelor (hartie, capse, etc): 20-40%
  • economii de spatii in birouri: 30-50%
  • marirea satisfactie clientului: 10-20%

 

 

Solutii independente:

  • EMC(2), EMC Romania Bucuresti
    • www.emc.ro
  • Star Storage, Star Storage Bucuresti
    • www.star-storage.ro
  • ELO Digital Office, ELO Bucuresti
    • www.elo-digital.ro
  • DocPlus, FivePlus Solutions Bucuresti
    • IBM Lotus Software: CRM, contracte, managementul calitatii, urmarire sarcini, decizii interne, resurse umane, suport (helpdesk), circuitul documentelor, agenda, organigrama, managementul activitatii, biblioteca documente, discutii tematice, documente colaborative, avizier electronic, to do list, fise de interventie, rapoarte activitate
    • www.docplus.ro
  • Windream, Docentris Bucuresti
    • www.docentris.ro
  • eDoc, SDC Bucuresti

 

ERP-uri cu solutii DMS incorporate:

  • SivaDoc / Siveco Application, Siveco Romania Bucuresti
  • Oracle ECM / Oracle Applications, Oracle
  • Clarvision DM / Clarvision, EBS Software Cluj-Napoca

 

design by Blick